Sous la responsabilité du Directeur principal Exploitation autobus et transport adapté, cette personne assure un soutien en matière de tâches administratives pour ce dernier et assure la bonne marche des opérations du bureau administratif de la couronne sud. Elle apporte également un soutien administratif à l’équipe de gestionnaires sous la direction principale. Elle collabore avec les adjointes de la direction exécutive exploitation, le tout conformément à la mission et aux valeurs organisationnelles d’exo.

Responsabilités principales

• Agir comme personne-ressource pour son unité administrative en s’assurant d’avoir une connaissance des dossiers de son unité ;
• Assurer le suivi de l’agenda et des rencontres du Directeur principal et lui offrir un soutien actif au quotidien ;
• Organiser les réunions, s’assurer d’avoir les ressources matérielles et informationnelles requises, coordonner les invitations, convoquer les participants et y assister si nécessaire ;
• Être responsable de la préparation des documents administratifs, dont les réquisitions de main-d’œuvre, les demandes de formation, les autorisations de congrès-colloques ou toute autre formalité ;
• Collaborer avec les différents services de son unité, et avec le service à la clientèle et le service des communications, dans la réalisation de communications opérationnelles précises destinées à la clientèle ;
• Sur demande, rédiger, corriger toute correspondance ou document officiel et assurer le contrôle de la qualité des documents préparés par les personnes de son unité en respectant les normes officielles d’exo et en effectuer l’envoi ;
• Assurer un rôle clé dans la gestion des équipes sur l’outil Teams ;
• Assurer un rôle clé dans la gestion des documents de la direction principale pour le dépôt, le classement et la codification dans le système général de classement d’exo (SharePoint) ;
• Préparer et voir au lancement des demandes de biens et services dans SAP, faire la réception de factures et voir au paiement pour les biens et services qui relèvent de sa direction principale ;
• Apporter un support administratif et opérationnel dans les divers dossiers qui concernent sa direction principale et/ou les opérations (uniformes, gestion des accès aux locaux, et autres) ;
• Être responsable du processus lié au mouvement interne de son équipe (arrivée, départ et prolongation) ;
• Être responsable de la conciliation bancaire de la carte de crédit liée à sa direction principale ;
• Prendre connaissance du courrier destiné à son unité et en assurer la remise aux personnes concernées ;
• Vérifier et tenir à jour les inventaires nécessaires aux activités du bureau de la couronne sud : fournitures de bureau, papeterie, timbreuse, etc.

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.