Relevant de la direction générale de l’industrie touristique de Wendake, l’adjoint(e) de direction est responsable d’effectuer diverses tâches administratives pour épauler gestionnaires et membres du conseil d’administration. Pour ce faire, ses principaux mandats seront entre autres d’assurer la communication entre la direction et les différents départements, d’assurer la gestion des tâches administratives dans son ensemble, d’assurer un suivi constant entre les différents intervenants de l’entreprise et d’organiser les activités en lien avec la direction. Vos principales tâches seront :

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Supporter la direction générale en planifiant avec elle les besoins et en assurant le suivi administratif de certains mandats;
• Assurer la gestion de l’agenda et des rendez-vous de la direction générale;
• Participer à l’organisation et à la logistique de différentes réunions;
• Organiser les déplacements pour les réunions et y participer occasionnellement pour prendre des notes ou pour fournir de l’assistance pendant les présentations;
• Filtrer les appels téléphoniques, les questions et les demandes de renseignements;
• Fixer et confirmer des rendez-vous et effectuer des réservations;
• Effectuer des tâches administratives pour la direction : préparation de dossiers, suivis de budgets, bons de commandes, préparation de comptes de dépenses, rédaction et révision de correspondance, préparation de documents, classement, etc;
• Préparer des rapports en collectant et en analysant l’information, participer à la production des rapports (reddition de comptes) en complétant tous les documents requis dans les délais;
• Produire des rapports spécialisés et confidentiels de différents types: présentations, information, rapports et données statistiques incluant rédaction, transcription, relecture, formatage, recherche, édition, récupération, copie et transmission de textes, de données et de graphiques;
• Créer et participer à l’amélioration et au développement d’outil de gestion;
• Faire le suivi de la revue de presse;
• Gestion de l’inventaire des fournitures de bureau;
• Gestion de la boutique en ligne;
• Toutes autres tâches connexes.